RODO a listy przychodzące na adres gabinetu

Czy gabinet ma obowiązek informacyjny, jeśli kategoria osób została określona jako: osoby występujące w korespondencji (ewidencja korespondencji oraz odbiór i wysyłanie korespondencji)? Do gabinetu czasem wpływają listy i prowadzona jest ich ewidencja. Jeśli list przyśle osoba fizyczna, to czy mamy wobec niej obowiązek informacyjny? Nie zawsze musi być udzielana odpowiedź, listy dotyczą różnych spraw (np. zapytań o ceny usług). Dane adresowe pozyskiwane są od adresata, czyli osoby, której dane przetwarzamy, ale informowanie kogoś, że przetwarzamy adres do korespondencji? W jaki sposób umotywować, że nie informujemy osób o tym, że prowadzimy rejestr korespondencji, w którym przetwarzamy dane adresowe?